Szkolenia z MS Excel

wtorek, 30 czerwca 2009

Zapisywanie dokumentów Excela do pliku PDF

PDF (Portable Document Format) format pliku służący do prezentacji treści oraz grafiki stworzony przez firmę Adobe Systems. Programy do otwierania tego pliku są rozpowszechniane za darmo, natomiast programy do jego tworzenia niekiedy za opłatą. Najczęściej format PDF jest używany kiedy nie chcemy by ktoś inny modyfikował ten dokument, oraz aby większość użytkowników mogła go odczytać.

Pakiet MS Office nie został wyposażony w taki dodatek dlatego trzeba go doinstalować. Należy pobrać jeden z wielu programów które konwertują dokument na plik PDF. Takimi programami są m.in.
  • doPDF
  • Bullzip PDF Printer
  • PDF kreator
  • I wiele wiele innych WWW.google.com

Problemy z użytecznością dokumentów PDF (źródło: http://pl.wikipedia.org/wiki/PDF Ostatnia wizyta 25.06.2009r godz. 16:20)

Format PDF powstał jako format wynikowy, mający zachować pełny wygląd dokumentu po wydrukowaniu. Dokumenty zapisane jako PDF czytane są na ekranie monitora stwarzają wiele problemów użyteczności:
  • W darmowym czytniku dla systemu Windows – Adobe Reader nie ma możliwości dodania zakładek.
  • Nie można powiększyć rozmiaru wyłącznie tekstu, jedyna możliwość to zoom całego dokumentu, ale wtedy z ekranu znika część przeglądanej strony – czytelnik musi korzystać z pasków przewijania (problem ten został naprawiony w programach Adobe Reader od wersji 7, które zawierają funkcję "Re flow" dostosowującą tekst dokumentu do rozmiarów ekranu).
  • Trudności napotyka skopiowanie tekstu z dokumentu. W przypadku tekstów polskojęzycznych traci się niekiedy polskie znaki. Wielu twórców dokumentów w formacie PDF nadużywa też ochrony przed kopiowaniem.
  • Standardowe narzędzia wyszukiwawcze w systemie Windows nie potrafią przeszukiwać plików PDF. Częściowo robią to aplikacje takie jak Google Desktop.
Niemniej możliwość zapisania obszernych dokumentów w jednym pliku PDF, po którym poruszanie się dzięki zakładkom (bookmarks) i wewnętrznym odnośnikom (hiperłączom) jest ułatwione, sprawia, że format coraz częściej stosowany jest również do prezentacji on-line (czytania na ekranie). Odpowiednio przygotowany PDF otwarty w nowszych wersjach czytnika Adobe Reader (7+), pozwala nie tylko na kopiowanie i wyszukiwanie tekstów, ale również na wprowadzanie przez użytkownika komentarzy.

Co ważne, po zainstalowaniu jednego z wyżej wymienionych programów, zapis do pliku PDF nie będzie się odbywał przez Plik-> Zapisz jako i tam wybór odpowiedniego formatu, ale przez drukowanie do pliku!

1. Z menu wybrać Plik, następnie Drukuj
2. Następnie z okna dialogowego rozwijamy listę z dostępnymi drukarkami i wybieramy tą która nosi nazwę wcześniej zainstalowanego programu do drukowania (w naszym przypadku użyliśmy program doPDF w wersji 6.0)
3. Po wybraniu odpowiedniej drukarki wybieramy OK
4. W nowym oknie które się pojawi wybieramy ścieżkę zapisu, czyli miejsce gdzie nasz plik ma być zapisany.

PO WYBRANIU NAZWY DRUKARKI TAK JAK NAZWY ZAINSTALOWANEGO PROGRAMU DO ZAPISYWANIA JAKO PDF NIC NAM SIĘ NIE WYDRUKUJE.



niedziela, 28 czerwca 2009

Funkcje w Excelu

MS Excel jest wyposażony w szereg funkcji które mają ułatwić życie użytkownikowi. Dzięki takim funkcją wyliczysz różne współczynniki, wyszukasz danych, przeprowadzić operacja na datach itd.
Funkcje w Excelu są podzielone na następujące kategorie

  • Ostatnio używane – jak sama nazwa wskazuję w tej grupie pokaże się 10 ostatnich użytych funkcji.
  • Wszystkie – alfabetyczny spis wszystkich funkcji
  • Finansowe
  • Daty i czasu
  • Matematyczne
  • Statystyczne
  • Wyszukiwania i adresu
  • Bazy danych
  • Tekstowe
  • Logiczne
  • Informacyjne
  • Użytkownika
  • Inżynierskie

piątek, 26 czerwca 2009

Importowanie danych czyli zamiana tekstu na kolumny

Załóżmy, że masz dane w notatniku i chcesz je przekopiować do Excela. Nasz plik tekstowy zawiera takie dane jak:

Imię Nazwisko Nr telefonu Zarobki
Jan Kowalski 323421241 2500,00
Mateusz Wiązadło 509832312 3400,92

Anna Spych 3260921341 2600,32


Kiedy przekopiujesz te dane do Excela zorientujesz się, że wiersze zostały wklejone do pierwszej kolumny

Do następujących komórek zostały przypisane dane
A1 - Imię Nazwisko Nr telefonu Zarobki
A2 - Jan Kowalski 323421241 2500,00
A3 - Mateusz Wiązadło 509832312 3400,92
A4 - Anna Spych 3260921341 2600,32

Taki zapis uniemożliwia nam niektórych operacji jak np.
  • Sortowanie po zarobkach bądź nazwiskach
  • Dopisanie „zł” do kwoty
  • Itd.o

Żeby móc wykonać powyższe czynności musimy rozbić wiersz na kolumny. Aby to zrobić należy:
1. Zaznacz kolumnę w której znajdują się dane
2. Wybierz Dane
3. Następnie Tekst jako kolumny, powinno się pojawić okno jak poniżej. Mamy do wyboru dwie opcje stała szerokość lub rozdzielany.
4. Wybieramy czym są rozdzielone nasze dane. W naszym przypadku jest to spacja. Następnie klikamy Dalej i Zakończ.

Zapisywanie czasu w Excelu

Poprawne zapisanie godziny gg:mm:ss np. 08:40:20. Jeżeli godzinę zamienimy na liczbę to zobaczymy, że Excel przechowuje czas w postaci ułamka dziesiętnego.
  • Godzina 00:00:01 ma postać 0,0000115740740740741
  • Godzina 8:40 ma postać 0,361111111111111
  • Godzina 23:59:59 ma postać 0,999988425925926

wtorek, 23 czerwca 2009

Zapisywanie dat w Excelu

Excel rozpoznaje daty dopiero od roku 01.01.1900r. Każdej dacie przypisuje liczbę która jest kolejnym dniem który minął od daty 01.01.1900r. Tak więc
  • 01.01.1900r ma numer 1
  • 02.01.1900r ma numer 2
  • 24.05.1983r. ma numer 30460, co znaczy że od daty 01.01.1900r aż do 24.05.1983r upłynęło tyle właśnie dni!

Jak sprawdzić jaki dana data ma numer
1. Wprowadź datę do komórki Excela w formacie rrrr-mm-dd
2. Następnie wybierz formatowanie
3. Zastosuj kategorię liczbowe
Data powinna zamienić się na numer.

Historia Arkusza kalkulacyjnego

  • Pierwszy arkusz kalkulacyjny nosił nazwę VisiCalc i powstał w 1978r. Został stworzony przez Dan Bricklin i Bob Frankston.
  • Pierwsza aplikacja Excel ukazała się w 1985r.

poniedziałek, 22 czerwca 2009

Funkcja JEŻELI

Budowa funkcji, JEŻELI:

=JEŻELI(test_logiczny;wartość_jeżeli _prawda;wartość_jeżeli_fałsz)

Uaktywnij komórkę do której będziesz wpisywać funkcję, a następnie:
1. Rozwiń menu Wstaw
2. Wybierz polecenie Funkcja.
3. Wpisz warunek w polu Test_logiczny.
4. Wpisz odpowiednio wartość jeśli warunek jest spełniony i niespełniony
5. Kliknij OK

Błędy w Excelu

Najczęstsze błędy w Excelu

##### Komórka zawiera liczbę, datę lub czas albo formułę daty i czasu zwracającą ujemny wynik. Zbyt mała szerokość kolumny

#ARG! Używany jest błędny typ argumentu. Funkcja autokorekta formuł nie może poprawić formuły

#DZIEL/0! W formule była wykonana próba dzielenia przez zero

#NAZWA Excel nie rozpoznaje tekstu w formule

#ADR! Błędne odwołanie do komórki

#LICZBA! Użycie nieprawidłowego argumentu funkcji

#ZERO! Odwołanie do przecięcia dwóch obszarów, które nie mają części wspólnej

Adresowanie względne i bezwzględne

Adresowanie względne.

Adresowanie to jest stosowane przez program, jako domyślne. Adresowanie to wykorzystuje relatywne położenie komórek względem siebie a nie ich konkretne adresy.

1. W kolumnach A i B wpisujemy dane.
2. Uaktywnij komórkę, do której chcesz wpisać operację mnożenia.
3. Wpisaną formułę należy skopiować do pozostałych komórek, aż do C6.Excel sprawdza relatywne położenie komórek z formuły względem siebie, dlatego po skopiowaniu formuły w dół w kolejnej komórce zastosuje zmodyfikowaną wersje formuły w postaci =A2*B2 itd.



Adresowanie bezwzględne.

W adresowaniu tym istotny jest konkretny adres komórki a nie jej położenie względem innych danych. Aby komórkę oznaczyć adresem bezwzględnym należy do adresu komórki wprowadzić dodatkowe oznaczenia w postaci symbolu $ np. $A$1. Takie adresowanie ma zastosowanie np. wtedy, gdy wartość jednej komórki odnosi się do kilku danych.

Więcej informacji uzyskasz pod adresem http://www.iexcel.pl/adresowanie-wzgledne-i-bezwzgledne/
1. Wpisz dane do arkusza.
2. Uaktywnij komórkę, do której chcesz wpisać operację mnożenia (=A1*$B$8).
3. Wpisaną formułę należy skopiować do pozostałych komórek, aż do B7.



Modyfikacja paska narzędzi

Spersonifikuj pasek narzędzi w Excelu

1. Menu główne.
2. Pasek narzędzi.
3. Kliknij prawym przyciskiem, a następnie wybierz z listy pasek narzędzi, który Cię interesuje. Wybierasz za pomocą lewego przycisku myszy.

Przydante skróty klawiszowe w Excelu

Używanie skrótów klawiszowych znacznie usprawnia i przyśpiesza pracę z Excelem. Dlatego warto nauczyć się tych najważniejszych

Klawisze

Czynność

F1

Wyświetl Pomoc lub Asystenta pakietu Office

ESC

Aby anulować edycję zawartości komórki

ENTER

Aby zakończyć edycję zawartości komórki

Aby zakończyć edycję zawartości komórki i przejść o jedną komórkę w dół w zaznaczonym obszarze

BACKSPACE

Aby usunąć znak na lewo od kursora lub usunąć zaznaczony obszar

DELETE

Aby usunąć znak na prawo od kursora lub usunąć zaznaczony obszar

HOME

Aby przejść do początku wiersza

TAB

Aby zakończyć edycję zawartości komórki i przejść o jedną komórkę w prawo w zaznaczonym obszarze

Klawisze strzałek

Aby przejść o jeden znak odpowiednio do góry, w dół, w lewo lub w prawo

CTRL+C

Aby skopiować zaznaczony obszar

CTRL+Z

Aby cofnąć ostatnią czynność

CTRL+V

Aby wkleić zaznaczony obszar

CTRL+X

Aby wyciąć zaznaczony obszar

CTRL+A

Aby zaznaczyć cały arkusz

Prawy Alt + o

Litera ó

Prawy Alt + n

Litera ń

Prawy Alt + z

Litera ż

Prawy Alt + c

Litera ć

Prawy Alt + x

Litera ź

Prawy Alt + a

Litera ą

Alt + F4

Zamykanie aplikacji

Crtrl + Alt +Del

Awaryjne wyłączenie aplikacji

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...